Sollecito pagamento fatture insolute e recupero crediti: fai da te o società di recupero?
Introduzione
La risposta è: sono due cose diverse! Proprio in forza di ciò nella loro dovranno essere usate una in seguito all’altra al fine ultimo dell’ottenimento, quanto prima, del proprio credito e al minor costo possibile!
Scrivere un buon sollecito è un fattore che può determinare il recupero di fatture insolute.
In questo articolo vogliamo fornirvi una serie di esempi pratici per gestire al meglio l’invio dei solleciti in autonomia perchè questa è la forma con maggiori benefici possibili. In più se si segue un flusso prestabilito si sa sempre cosa fare, è più difficile essere influenzati e “presi in giro”, si ottimizzeranno moltissimo le risorse interne e si alleggerirà non poco la testa e il fegato!
1. (opzionale) – A una settimana dall’invio della fattura
NB.1: La risposta affermativa all’esistenza di un problema dovrebbe far intervenire immediatamente l’azienda per risolvere la cosa, sospendere i termini di pagamento della fatturazione emessa perché subordinati alla risoluzione della contestazione.
Alla risoluzione della contestazione (cosa che dev’essere detta DA LORO) si invia un nuovo termine di pagamento della ft emessa e il ciclo può andare avanti.
Ovviamente in caso di contestazioni non accettate da voi la procedura si sbloccherà comunque e l’importo sarà dovuto ma con una documentazione da parte vostra più integra e precisa possibile.
2. Verifica amministrativa
NB2: la richiesta di una data di saldo è sempre un invito alla comunicazione.
Dietro una data di saldo c’è un riconoscimento di debito intrinseco in caso di risposta.
Il “trucchetto” di mettere un riferimento in oggetto e chiederne risposta dalla mail inviata di sollecito, permette di proseguire nel discorso che è stato già ben articolato contingentando la causale del credito e l’importo nominale di sollecito.
Altresì l’inserimento da parte nostra in oggetto di nr interno di riferimento (rifxxx), che può partire da una semplice data di oggi + es id anagrafico cliente + nr progressivo, permette di archiviare in modo semplice le cose e trovarle con un semplice filtro di oggetto nel client email aziendale tutte le comunicazioni intercorse sull’argomento.
Questo parlando in digitale.. ma, se siete appassionati alla carta.. potete fascicolare tutto.. dico solo.. pensate agli alberi!
L’assenza di una risposta NON deve darvi ansia (se non legata al fatto che FORSE dovete attendere ancora un po’ per i soldi..) perché? Perché passiamo al punto successivo!
3. Termine di pagamento – secondo e ultimo sollecito
*(preferibilmente da inviare per pec e tendenzialmente a 15/20gg dal primo sollecito e a valle dell’accertamento contabile di persistenza dello stato d’insolvenza del rif.xxxxx
NB.3: non serve fare altro.. se non rispondono passare al recupero senza indugio (salvo casi particolari DETTATI DALL’IMPORTANZA ECONOMICA DEL CLIENTE NON DALLA NOSTRA SIMPATIA PER LUI).
In questa fase è possibile che ci contatti chiedendo di prorogare termini, di rateizzare… tutte cose fattibili e che dovranno essere seguite ma a certe condizioni:
- Domanda per iscritto della controparte (sarà un riconoscimento di debito)
- È possibile che questi termini non siano ancora rispettati… non eccedere nell’indulgenza né nella rigidità. Tenete sempre in considerazione che un ritardo di pagamento a 3 mesi dalla naturale scadenza è considerata un’anomalia (quindi NON E’ NORMALE), a 6 mesi è considerato un problema da risolvere con concretezza e a un anno, salvo casi specifici previsti dalla legge, l’incasso è dato comunque per certo dal nostro stato! Lo sapevi?
E se i solleciti non danno i risultati sperati?
Il mio suggerimento è quello di delegare l’azione di recupero in ambito stragiudiziale trascorsi 6 mesi MASSIMO con dell’eccezioni che possono far anticipare la cosa a 3 mesi (i rating automatici possono si in questo caso aiutare molto la decisione da prendere perché danno una lettura oggettiva alla cosa).
