Recupero crediti: quali documenti servono

Introduzione:

Il concetto di credito fa riferimento ai più disparati casi nell’opinione comune. 

Viene considerato “credito” il prestito di denaro tra conoscenti, il prezzo concordato per l’acquisto di un bene o di un servizio e anche la mancata esecuzione di un’opera per la quale si è già corrisposto un pagamento. 

E non solo: canoni di locazione non corrisposti, spese condominiali non riscosse, utilities… la varietà è davvero vasta. 

E’ fondamentale però che sia ben chiaro che non tutte le pretese creditorie potranno trovare un giusto accoglimento nel recupero crediti (in particolare in quello GIUDIZIALE), poiché potrebbero non essere dimostrabili: il creditore che agisce in giudizio deve provare il proprio credito in via documentale e, pertanto, possedere una documentazione adeguata è fondamentale.

Questo vale per i rapporti tra privati (nei quali spesso si eccede nella fiducia in ragione del rapporto personale, a scapito anche delle misure minime di tutela del proprio credito; è il caso del prestito personale a favore di un amico che sparisce senza restituire nulla e spesso il creditore non ha in mano nulla per dimostrare di avergli dato un aiuto), ma soprattutto per gli altri crediti.

I documenti servono a provare:

• La certezza del credito, ovvero alla possibilità di dimostrarne l’esistenza.
• L’ammontare del credito, ovvero la possibilità di quantificarlo senza dubbio in modo determinato e non generico.
• L’esigibilità del credito, ovvero la possibilità di richiederlo non è sottoposta a vincoli o termini. 

Ovviamente in questo articolo daremo delle linee guida sulla modulistica dei crediti b2b, ma con l’indicazione che per tutti una buona regola è quella di conservare una prova scritta del credito, meglio se procurarsi un datata e firmato dal debitore, nella quale sia indicato l’ammontare del credito. 

Documentazione Essenziale:

Si tratta dei documenti necessari per la prova del credito. 

• Mandato o incarico alla gestione della pratica (per autorizzare l’operatore a interfacciarsi con la controparte a nome del creditore, fondamentale in ogni fase anche stragiudiziale, rappresenta il formale conferimento di incarico all’avvocato nella fase giudiziale tramite la procura ad litem)
• Estratto conto o mastrino contabile .
• Copia delle fatture insolute (e della ricevuta di invio telematico al sistema di scambio per la certezza che siano entrate nella sfera di conoscenza del debitore).
• Eventuali titoli di credito (assegni o cambiali) rilasciati dal debitore compilati in ogni parte.
• Preventivo o contratto firmato.
• Ordini e documenti di trasporto e consegna firmati.

Spesso il credito è irrecuperabile proprio per l’assenza di questa documentazione, la cui corretta redazione, compilazione e conservazione non sono meri scrupoli ma attività fondamentali di tutela. 

Sorvolare o prendere sottogamba questi documenti rappresenta uno degli errori più comuni e impattanti per le società, soprattutto se poco strutturate: in diritto, come in medicina, prevenire è meglio che curare. 

Documentazione Complementare:

Si tratta dei documenti che pur non essendo indispensabili possono rivelarsi molto utili, o addirittura decisivi, per ottenere in tempi brevi il recupero del credito, e sono:

• Cambio di corrispondenza anche via e-mail o PEC (anche tramite messaggistica Whatsapp).
• Eventuali solleciti scritti di pagamento con richieste di dilazione nel pagamento
• Anagrafica del debitore con recapiti telefonici e di posta elettronica.

Questa documentazione non prova il credito, ma spesso consente di superare contestazioni dilatorie o accelera i tempi di intervento permettendo l’adozione di strategie più efficaci.

Considerazioni: 

Sempre più spesso le probabilità di un’efficace azione recuperativa trovano un ostacolo nell’incapacità del creditore di dimostrare il proprio credito per una mancanza documentale che rappresenta a conti fatti la più banale delle ragioni perché quel credito non sia recuperato. 

Dovrebbero essere altre le preoccupazioni delle società e dovrebbero investire la valutazione del debitore: la sua affidabilità e la capacità di far fronte alle proprio obbligazioni.

Adoperarsi per fornirsi di una modulistica contrattuale semplice ma adeguata ai propri scopi è una strategia vincente e segno di lungimiranza: basta un preventivo, un contratto, un modulo di trasporto e consegna e la buona prassi di utilizzarli con metodo (facendoli datare, firmare, indicando eventuali richieste straordinarie) per consolidare le proprie richieste ed evitare contestazioni dilatorie e pretestuose.